Der Geschäftsreiseprozess steuert den kompletten Ablauf rund um eine Geschäftsreise. Da die Geschäftsreisekosten immer weiter steigen, wird versucht, den Geschäftsreiseprozess kontinuierlich zu optimieren, um dadurch die indirekten Kosten zu senken. Im Allgemeinen gliedert sich der Geschäftsreiseprozess in fünf verschiedene Phasen. Der Ablauf des Gesamtprozesses sowie der Teilprozesse (z.B. der Buchungsprozess) ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Interne Faktoren wie Unternehmensgröße oder Unternehmensstruktur und externe Faktoren wie der Einsatz von Technologien oder die Zusammenarbeit mit den Leistungsträgern beeinflussen die Prozesse individuell. Der Trend geht in den letzten Jahren dahin, dass manuelle Prozessschritte durch den Einsatz von BTM-Systemen vermehrt elektronisch abgewickelt werden. Ziel ist es, den Geschäftsreiseprozess zu optimieren und zu beschleunigen, sodass die zu investierende Zeit pro Geschäftsreise möglichst gering ist. Diese Zeitersparnis bewirkt eine Senkung der indirekten Kosten und verringert damit die Gesamtreisekosten.

Geschäftsreiseprozess

Reisevorbereitung

Die Reisevorbereitung beginnt grundsätzlich mit dem Reisebeschluss, d.h. der Reisende oder der Vorgesetzte stellen die Notwendigkeit einer Geschäftsreise fest. Steht der Entschluss fest, führt entweder der Reisende oder dessen Sekretärin die Vorbereitung für die Geschäftsreise durch. Diese besteht aus der Beschaffung von Informationen über die Transportmöglichkeiten zum Zielort sowie über Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort. Zudem muss der Reisende die Geschäftsreise i.d.R. von dem entsprechenden Vorgesetzten genehmigen lassen. Meist wird hierfür ein Reiseantragsformular, in Papierform oder elektronisch, verwendet. Wurde die Reise genehmigt, so kann die Anfrage der gewünschten Reisemittel erfolgen. Diese wird entweder an eine interne Reisestelle oder an ein externes Reisebüro gerichtet, welche dann in der Organisationsphase die entsprechenden Buchungen durchführen. Hierfür müssen meist in einem separaten Formular präzise Angaben zu den gewünschten Reisemitteln und zeitlichen Daten gemacht werden, damit die Reise konstruiert werden kann.

Reiseorganisation

In der Phase der Reiseorganisation werden die angefragten Reisemittel reserviert bzw. gebucht. Zuvor findet jedoch eine Überprüfung des Reiseantrages hinsichtlich der im jeweiligen Unternehmen geltenden Reiserichtlinien statt. Sollte etwas nicht richtlinienkonform sein, so setzt sich die buchende Instanz mit dem Reisenden in Verbindung und bespricht die Angelegenheit mit dem Reisenden. Je nach Unternehmen, wird dann zugunsten des Reisenden oder der Wirtschaftlichkeit entschieden. Zwingend notwendig ist eine einheitliche Buchung, d.h. dass jeder Reisende desselben Unternehmens über den gleichen Weg zu den für die Geschäftsreise notwendigen Reisemitteln kommt. Nur so kann eine lückenlose und umfangreiche Auswertung der Buchungsdaten erfolgen. Ob die Buchung über ein Reisebüro, eine Reisestelle oder ein Software-System erfolgt, ist dabei weniger wichtig. Sollte ein Reisekostenvorschuss notwendig sein, so wird dieser während der Reiseorganisation beantragt und genehmigt. Meist haben die Geschäftsreisenden inzwischen aber eine Firmenkreditkarte (Corporate Card), mit der sie die Ausgaben während der Reise begleichen. Der administrative Aufwand für die Beantragung eines Reisekostenvorschusses entfällt somit.

In der Regel wird immer zuerst der Flug gebucht, da dieser den größten Unsicherheits- und Kostenfaktor darstellt. Danach werden die restlichen Reisemittel wie Mietwagen, Bahn, Hotel etc. reserviert. Generell ist eine hohe Flexibilität bei den Buchungen wichtig, da sich die Termine oft noch kurzfristig ändern. Wurde dies versäumt und muss dann innerhalb von wenigen Tagen oder Stunden komplett neu gebucht werden, so ist dies meist mit einem enormen finanziellen Mehraufwand verbunden. Sobald alle Reisemittel gebucht sind, erhält der Reisende die Buchungsbestätigungen, Reservierungen und Tickets gebündelt in elektronischer Form zur Überprüfung.

Reisedurchführung

In der Phase der Reisedurchführung erfolgt die Geschäftsreise. Während der Reise anfallende Ausgaben werden meist mit der Firmenkreditkarte beglichen, sofern eine solche vorhanden und die Bezahlung damit möglich ist. Andernfalls sind die vom Reisenden ausgelegten Kosten durch Belege in der Reisekostenabrechnung auszuweisen. Die gebuchten Reiseleistungen sollten bei Notwendigkeit schnell und einfach umgebucht werden können. Dies kann entweder durch den Reisenden vor Ort, oder aber durch das Reisebüro bzw. die Reisestelle erfolgen. Gleiches gilt für eventuell notwendige Stornierungen. Zusätzlich wird vom Reisebüro/der Reisestelle meist eine 24-Stunden-Service-Hotline angeboten, an welche sich die Geschäftsreisenden bei Problemen (z.B. Gepäckverlust) während der Reise wenden können.

Reisekostenabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung werden die entstandenen Kosten für die Geschäftsreise abgerechnet und vom Reisenden vorgestreckte Ausgaben zurückerstattet. Die Abrechnung enthält somit alle im Voraus gebuchten Leistungen (z.B. Flugticket, Bahnticket, Mietwagen) sowie die Ausgaben während der Reise. Vor der Erstattung der Kosten findet eine präzise Kontrolle der Ausgaben hinsichtlich der Reiserichtlinien statt. Derzeit ist der Abrechnungsprozess in Deutschland meist noch nicht perfekt optimiert, viele Unternehmen führen die Abrechnung noch per Hand durch. Das bedeutet neben einem enormem schriftlichen Aufwand auch einen hohen Zeitverlust, was wiederum die Erstattung der Auslagen des Reisenden verzögert. Die modernere Möglichkeit wäre, den kompletten Reiseprozess elektronisch abzuwickeln, also auch die Reisekostenabrechnung. Dies würde Arbeitsaufwand und Zeit einsparen und zusätzlich eine umfangreiche Datenerfassung ermöglichen. Die Kosten könnten besser kontrolliert, gesteuert und ausgewertet werden, wodurch eine kontinuierliche Optimierung des gesamten Prozesses einfacher durchzuführen wäre.

Controlling

Das Controlling im Geschäftsreisebereich hat, wie auch in anderen Abteilungen, in erster Linie eine Kontroll- und Steuerungsfunktion. Es werden alle Daten von Kreditkartenunternehmen, dem Reisebüro und den Leistungsträgern zusammengefasst und ausgewertet. Diese Daten stellen die Grundlage für die Analyse des Geschäftsreiseaufkommens dar. Das BTM kann die Kosten den einzelnen Leistungsträgern zuordnen und so feststellen, ob eventuell weitere Vertragsverhandlungen mit entsprechenden Leistungsträgern durchzuführen sind. Zudem kann eine Analyse des Reiseverhaltens stattfinden und auf etwaige Probleme mit einer Änderung im Geschäftsreiseprozess oder der Vorgaben in den Reiserichtlichtlinien reagiert werden. Durch ein erfolgreiches Controlling werden die bestehenden Prozesse optimiert und die derzeitigen Kosten kontrolliert. So können im Optimalfall sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten verringert werden.