Das Geschäftsreisemanagement (englisch: Business Travel Management, in der Folge kurz "BTM" genannt) hat die Aufgabe, den kompletten Bereich der Geschäftsreisen zu organisieren, zu kontrollieren und zu optimieren. Das Hauptziel des BTM ist die Senkung der gesamten Geschäftsreisekosten, weitere Ziele und Aufgaben sind hier dargestellt.

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Espich; Business Travel-Management; S. 5

Der wichtigste Prozess im BTM ist der Geschäftsreiseprozess. Auf diesen Prozess nehmen insgesamt vier verschiedene Interessengruppen Einfluss (siehe Grafik), zwischen denen das BTM als Schaltstelle und Vermittler fungiert. Jeder Beteiligte vertritt dabei verschiedene Interessen und Ziele, die im Folgenden kurz erklärt werden.

  • Das Unternehmen ist sozusagen der Auftraggeber jeder Geschäftsreise und trägt deren Kosten. Das Hauptinteresse des Unternehmens liegt darin, die Kosten für Geschäftsreisen so niedrig wie möglich zu halten. Das kann sowohl durch niedrige Preise beim Einkauf von Reiseleistungen, als auch durch optimierte und damit effektivere Geschäftsreiseprozesse erreicht werden. Zudem verlangt das Unternehmen die Einhaltung der vorgegebenen Reiserichtlinien und der Unternehmensethik bzw. der Unternehmensgrundsätze. Um all dies umzusetzen gibt es das BTM, welches mit der Einhaltung, Steuerung, Kontrolle und dem Einkauf betraut ist.
  • Der Geschäftsreisende ist sozusagen der Konsument des Produktes „Geschäftsreise“. Im Gegensatz zur Privatreise sind im Geschäftsreisebereich Käufer und Reisender i.d.R. nicht die gleiche Person. Die Hauptinteressen des Geschäftsreisenden sind guter Service und hoher Reisekomfort. Zusätzlich sollten die Reisezeit und die möglicherweise notwendige Wartezeit (z.B. am Flughafen) möglichst kurz sein, gleichzeitig wird aber eine hohe Flexibilität gewünscht. Der Umfang des Services, des Komforts und der Flexibilität wird in den meisten Unternehmen in den Reiserichtlinien festgelegt.
  • Das Reisebüro fungiert als Schnittstelle zwischen den Reisenden bzw. dem BTM und den externen Leistungsträgern. Ziel des Reisebüros ist es, den Umsatz mit den Geschäftsreisenden zu maximieren, bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter und Reduktion der laufenden Kosten. Sowohl Reisebüro als auch Unternehmen profitieren von der Zusammenarbeit, da das Produkt „Geschäftsreise“ dem Unternehmen möglichst kostenoptimal angeboten wird und die Mitarbeiter des Reisebüros eine zusätzliche Servicestelle darstellen.
  • Die Hauptziele der externen Leistungsträger sind eine hohe Auslastung, womit meist auch hohe Umsätze und Gewinne einhergehen, ein optimales Yieldmanagement sowie eine hohe Kundenbindung. Letzteres wird meist versucht durch diverse Bonusprogramme zu erreichen, in denen der Reisende Prämien oder Rabatte bekommt, die er meist auch privat nutzen kann. Diese Bonusprogramme kommen dem Geschäftsreisenden in punkto Komfort und Service sehr entgegen, weshalb dessen Buchungswünsche und –entscheidungen dadurch oft beeinflusst werden. Dies steht wiederum in Konflikt mit dem Unternehmensziel der Kostensenkung, da Leistungsträger mit guten Bonusprogrammen meist auf einem höheren Preiseniveau angesiedelt sind. Das BTM muss hierfür Lösungen und Kompromisse erarbeiten, die dann in der Reiserichtlinien verankert werden, um sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die des Reisenden zu wahren.